Echt gehoord worden betekent dat klager en beklaagde los van elkaar in een veilige situatie hun verhaal kunnen doen. Beiden hebben er ook recht op om het verhaal van de ander te krijgen en daarop te reageren. 

De commissie richt zich volledig op de klacht. Dat is dus waarheidsvinding met de focus op feiten. Getuigen worden alleen gehoord als zij een wezenlijke bijdrage kunnen leveren voor het vaststellen van de feiten. 

De commissie staat bekend om de wijze waarop inzicht in de feiten, bewijsstukken en context wordt gegeven. Klager, beklaagde en de organisatie krijgen een compleet rapport. Per onderdeel van de klacht wordt aangegeven of aan de hand van de vastgestelde feiten de klacht gegrond of ongegrond is. Daarbij wordt inzicht verstrekt in de gedragingen en hoe partijen zich naar elkaar verhouden.

De bevindingen van de commissie staan in een compleet oordeel met daarin alle stappen die zijn doorlopen en alle bewijsstukken. Daarin staat een duidelijke onderbouwing en vaststelling van de ernst van de situatie. 

Klager, beklaagde en de organisatie zijn allen in afwachting van het oordeel. Gelet op het grote belang bij een korte doorlooptijd, wordt dit traject doorlopen in ongeveer 5 weken. Dat kan door een zeer effectieve aanpak van de procedure en een tijdplanning waarin geen tijd verloren gaat.   

Leden van KCOG krijgen een compleet programma gericht op het voorkomen van problemen en het zelf kunnen oplossen daarvan. Door beleid met doeltreffende regelingen zijn de grenzen helder. Door de modules Grenzen & Gedrag zijn medewerkers zich meer bewust van grenzen en weten ze beter hoe ze elkaar kunnen aanspreken.

Komt er een melding, dan wordt er veelal eerst gekeken of de situatie onderling is op te lossen. KCOG geeft voorlichting aan melders en beklaagden en biedt ook stappenplannen. Het secretariaat van KCOG zal dan ook navraag doen wat er aan de indiening van de procedure vooraf is gegaan.  De klachtenprocedure is bedoeld voor situaties die niet onderling op te lossen zijn. 

Als een klacht wordt ingediend, dan kunnen leden direct schakelen, omdat een onafhankelijke en deskundige commissie klaar staat.

De procedure bij KCOG is snel. Naast het effectief besteden van de tijd, betekent een voortvarende procedure ook dat loonkosten (zonder dat er wordt gewerkt) minder oplopen.

De commissie maakt de zaak niet omvangrijker dan nodig. Dat betekent dat zij nadrukkelijk niet gaat ‘vissen’ naar of anderen ook klachten hebben tegen de beklaagde. Het betekent dat zij alleen getuigen hoort als dat een wezenlijk verschil kan maken voor de bevindingen in het rapport. 

De commissie levert een compleet rapport aan met alle bijlagen, waardoor naast de klager en beklaagde, ook de organisatie direct inzicht heeft in alle stappen en bovendien alle bewijsstukken voor eventuele vervolgstappen.

Een rapport na de procedure bij KCOG met de strengste waarborgen is gezaghebbend en geeft inzicht en duidelijkheid. Dat betekent dat alle partijen zich kunnen richten op de vervolgstappen.