Lokaal
Innova GGZ, Veilig thuis, UniKidz, het Ketelhuis, BOB Autowas, etc.
Regionaal
Wassink, Percura zorg, Van Benthem & Keulen, Frankenlandgroep, etc.
Landelijk
ANWB, ING, Stichting Philadelphia, RDW, INLIA, REMEHA, Kunsteducatie, etc.
Internationaal
Internationaal Strafhof (ICC), MSC, MVRDV, Wrist, Centric, Cargolux, etc.
Een compleet preventieprogramma
Iedereen heeft er belang bij dat ongewenst gedrag zich niet voordoet en als dat wel het geval is dat goed opgelost wordt. Leden van KCOG krijgen alle middelen ter preventie en ook praktische oplossing voor problemen. Als grenzen overschreden worden en een onderlinge oplossing niet mogelijk is, dan is het goed dat onze doeltreffende klachtencommissie direct beschikbaar is.
Het begint met visie en beleid in de omvang met ongewenst gedrag. Uit dat beleid komen gedragscodes of handboeken, opdat de grenzen in de onderling omgang helder zijn en beter bekend is hoe ze situaties kunnen oplossen.
Leden krijgen specialistisch ondersteuning in het opstellen van beleid en het inhoud geven aan de regelingen die zij intern gebruiken. We leveren desgewenst concepten aan of we kunnen helpen bij het redigeren van de eigen concepten om tot maatwerk te komen.
Hoe zorgt een organisatie ervoor dat beleid ook op de werkvloer wordt toegepast?
Met heldere afspraken op papier ben je er nog niet! Zolang medewerkers zich niet goed bewust zijn van de grenzen van anderen en elkaar niet kunnen aanspreken, is er nog veel te bereiken.
KCOG biedt een effectieve online cursus voor medewerkers met de modules Grenzen & Gedrag. De modules gaan over bewustwording van ongewenst gedrag, over de kenbaarheid van grenzen en de vaardigheid om elkaar aan te spreken als grenzen overschreden worden.
Het gaat om de volgende modules:
Het begrijpen van de ander en in gesprek gaan met elkaar zijn kernvaardigheden die overigens ook buiten het thema ongewenst gedrag van grote waarde zijn.
Ter ondersteuning van deze modules voor werknemers biedt KCOG interactieve trainingen aan op locatie voor leidinggevenden. We bieden daarin ook de tools om de dialoog met medewerkers aan te gaan over Grenzen & Gedrag.
Slachtoffers van grensoverschrijdend gedrag geven er veelal de voorkeur aan om eerst met derden te spreken. Niet alleen met een vertrouwenspersoon, maar mogelijk ook met anderen om hun zienswijze te vernemen. Ze willen een weloverwogen beslissing nemen.
De deskundigen van KCOG geven persoonlijke voorlichting aan melders, beklaagden en organisaties om hen verder te helpen bij het oplossen van probleemsituaties. Dat is meestal eerste gericht op de mogelijkheden om een situatie in overleg op te lossen, maar het is ook informatief als er nadere stappen nodig zijn.
Overigens richt KCOG zich ook op de voorlichting aan vertrouwenspersonen en de arbodiensten, zodat zij steeds beter toegerust zijn om oplossingsgericht te werken.
Omdat iedere organisatie uniek is, bieden wij organisaties de mogelijkheid van hun eigen landingspagina op onze website. Zo weten werknemers (relaties) en anderen dat de organisatie lid is van KCOG en worden ze doeltreffend geïnformeerd volgens de wensen van de organisatie.
Op de pagina kunnen desgewenst ook de vertrouwenspersonen en dergelijke genoemd worden. Deze landingspagina is zowel in het Nederlands als het Engels. Om een voorbeeld te geven kan verwezen worden naar de landingspagina van MSC. Een organisatie kan dit zelf nader bepalen, bijvoorbeeld ook door hierop naar eigen gedragscodes en dergelijke door te verwijzen.
Het kan een hoge drempel zijn voor medewerkers (relaties) om grensoverschrijdend gedrag aan te geven. Medewerkers die online gericht informatie nalezen kunnen zich gesterkt voelen. Uitgebreide informatie over ongewenst gedrag staat in onze Toolbox, met ook gedetailleerde uitleg over hoe dat ongewenst bespreekbaar gemaakt kan worden.
Voor een melder en voor een beklaagde hebben wij bovendien een volledig uitgewerkte stappenplan. Dat helpt om overzicht te krijgen en daarmee kunnen betrokkenen stap voor stap zien wat zij kunnen ondernemen.
Hoe je het ook bekijkt – dit zijn de 5 logische eisen voor onze klachtencommissie
Het belang van melder, beklaagde en organisaties vraagt om vergaande waarborgen. Hoe logisch onderstaande 5 normen ook zijn, het blijkt dat enkel KCOG daaraan volwaardig voldoet. Het is dan ook een bewuste keuze van o.a. het Internationaal Strafhof om voor KCOG te kiezen.
Om van waarde te zijn voor alle partijen moet de commissie onafhankelijk en deskundig zijn
Onafhankelijk betekent dat de commissie zuiver op grond van de feiten tot een oordeel komt. Dat betekent dat zij de klager en beklaagde niet kent, maar ook niet weet welke uitkomst de organisatie voor ogen heeft.
De commissieleden moeten specialisten zijn in het analyseren van de feiten en het juridisch kwalificeren van het vastgestelde gedrag, met gevoel voor het persoonlijke aspect en inzicht in het organisatorische geheel.
Betrokkenen hebben belang bij transparantie over de procedure, de inhoud en de uitkomst
Transparantie over de procedure betekent dat vooraf precies bekend is hoe de procedure verloopt en wat de rechten zijn.
Transparantie over de inhoud betekent dat iedere klager en beklaagde beschikt over alle informatie op grond waarvan de commissie tot een oordeel komt. Opdat beklaagde zich moet kunnen verweren, kunnen klagers en getuigen niet anoniem blijven en is ook daarin transparantie vereist.
Transparantie over de uitkomst betekent dat klager, beklaagde en werkgever gelijktijdig een compleet oordeel krijgen met alle stukken uit de procedure.
De klacht wordt verder zo veel als mogelijk vertrouwelijk behandeld en documenten worden beveiligd om verspreiding tegen te gaan. Het horen van getuigen zal alleen plaatsvinden als de verwachting is dat deze op een wezenlijk onderdeel aan de waarheidsvinding kunnen bijdragen.
Een klager en beklaagde hebben gelijke kansen in de procedure en krijgen de gelegenheid om op alle informatie te reageren
Iedere partij kan mondeling een toelichting geven en krijgt daarvan een verslag om op te reageren. Iedere partij krijgt daarnaast dezelfde tijd om ook schriftelijk te reageren op wat de ander of een getuige aanvoert. De behandeling van de procedure verloopt voor zowel klager als beklaagde synchroon, zodat ze ook daarin gelijke kansen hebben.
De kerntaak van de commissie is waarheidsvinding en inzicht geven
Het doel van de behandeling van de klacht is dat naast het gegrond of ongegrond zijn van de klacht, helderheid ontstaat over de vastgestelde feiten en er inzicht komt in de omstandigheden. Het is belangrijk dat klager, beklaagde en de organisatie goed kan volgen tot welk oordeel de commissie komt, wat vraagt om een grondige motivering en ook onderbouwing van de bevindingen.
Dat oordeel is dusdanig compleet dat klager, beklaagde en de organisatie alle stappen in de procedure kunnen nalezen en in het rapport ook verwezen wordt naar alle overlegde bewijsstukken.
Tijd is een bepalende factor
Iedere belanghebbende heeft er belang bij dat de behandeling van de klacht niet onnodig lang op zich laat wachten. Langdurige procedures trekken een te grote wissel op klager, beklaagde en de organisatie. Voortvarend betekent normaal dat de procedure binnen 4 tot 6 weken is afgerond. Gelet op de eisen van hoor en wederhoor vraagt dat een doordachte aanpak en tijdsplanning.
Hoe je het ook bekijkt – het belang van een doelgerichte klachtenprocedure
Echt gehoord worden betekent dat klager en beklaagde los van elkaar in een veilige situatie hun verhaal kunnen doen. Beiden hebben er ook recht op om het verhaal van de ander te krijgen en daarop te reageren.
De commissie richt zich volledig op de klacht. Dat is dus waarheidsvinding met de focus op feiten. Getuigen worden alleen gehoord als zij een wezenlijke bijdrage kunnen leveren voor het vaststellen van de feiten.
De commissie staat bekend om de wijze waarop inzicht in de feiten, bewijsstukken en context wordt gegeven. Klager, beklaagde en de organisatie krijgen een compleet rapport. Per onderdeel van de klacht wordt aangegeven of aan de hand van de vastgestelde feiten de klacht gegrond of ongegrond is. Daarbij wordt inzicht verstrekt in de gedragingen en hoe partijen zich naar elkaar verhouden.
De bevindingen van de commissie staan in een compleet oordeel met daarin alle stappen die zijn doorlopen en alle bewijsstukken. Daarin staat een duidelijke onderbouwing en vaststelling van de ernst van de situatie.
Klager, beklaagde en de organisatie zijn allen in afwachting van het oordeel. Gelet op het grote belang bij een korte doorlooptijd, wordt dit traject doorlopen binnen 5 weken. Dat kan door een zeer effectieve aanpak van de procedure en een tijdplanning waarin geen tijd verloren gaat.
Hoe je het ook bekijkt – om meerdere redenen minder kosten
Leden maken minder kosten door het preventieve beleid waarmee problemen en ziekteverzuim wordt voorkomen, alsook door de focus en snelheid waarmee meldingen en klachten opgepakt worden.
Leden van KCOG krijgen een compleet programma gericht op het voorkomen van problemen en het zelf kunnen oplossen daarvan. Door beleid met doeltreffende regelingen zijn de grenzen helder. Door de modules Grenzen & Gedrag zijn medewerkers zich meer bewust van grenzen en weten ze beter hoe ze elkaar kunnen aanspreken.
Komt er een melding, dan wordt er veelal eerst gekeken of de situatie onderling is op te lossen. KCOG geeft voorlichting aan melders en beklaagden en biedt ook stappenplannen. Het secretariaat van KCOG zal dan ook navraag doen wat er aan de indiening van de procedure vooraf is gegaan. De klachtenprocedure is bedoeld voor situaties die niet onderling op te lossen zijn.
Als een klacht wordt ingediend, dan kunnen leden direct schakelen, omdat een onafhankelijke en deskundige commissie klaar staat.
De procedure bij KCOG is snel. Naast het effectief besteden van de tijd, betekent een voortvarende procedure ook dat loonkosten (zonder dat er wordt gewerkt) minder oplopen.
De commissie maakt de zaak niet omvangrijker dan nodig. Dat betekent dat zij nadrukkelijk niet gaat ‘vissen’ naar of anderen ook klachten hebben tegen de beklaagde. Het betekent dat zij alleen getuigen hoort als dat een wezenlijk verschil kan maken voor de bevindingen in het rapport.
De commissie levert een compleet rapport aan met alle bijlagen, waardoor naast de klager en beklaagde, ook de organisatie direct inzicht heeft in alle stappen en bovendien alle bewijsstukken voor eventuele vervolgstappen.
Een rapport na de procedure bij KCOG met de strengste waarborgen is gezaghebbend en geeft inzicht en duidelijkheid. Dat betekent dat alle partijen zich kunnen richten op de vervolgstappen.
De jaarlijkse contributie is afhankelijk van de omvang van de organisatie.
Wat krijgt een organisatie voor het lidmaatschap?
Een compleet preventieprogramma
Als KCOG-lid sta je sterker en heb je voordeel
Om de contributie laag te houden en door een focus op preventie, betalen leden bepaalde kosten afzonderlijk. Het gaat dan om de meerkosten voor onderstaande trainingen op locatie of als leden een klacht hebben die zij door de commissie laten behandelen. Leden profiteren daarin wel van beschikbaarheid en langere kosten.
Wat mag jij verwachten van de klachtencommissie van KCOG?
Om er voor te zorgen dat melders zich uitlaten, zal de organisatie zich eerst bewust moeten zijn van de drempels. Een melder heeft naast de behoefte om gehoord te worden, ook veel belang bij transparantie en een snelle doorlooptijd van de procedure.
Slachtoffers ervaren vaak een psychologische barrière om zich uit te spreken. Er is sprake van stress, angst of schaamte. Als ze er aan denken voelt het alsof de lucht om te spreken hen wordt ontnomen. Organisaties die kennis willen nemen van de problematiek zullen actief inzetten op drempelverlagende maatregelen opdat problemen kenbaar worden. Dat kan met voorlichting, zichtbare vertrouwenspersonen of meldingsdeskundigen.
We zien het daarom ook als onze taak om voorlichting te geven en de drempel te verlagen. We zijn er ons zelf ook terdege van bewust dat in de procedure zelf een toegankelijke en respectvolle benadering ervoor zorgt dat een klager zich veilig voelt om zijn of haar verhaal te doen.
Voor de klager staat de kern van de gebeurtenisen vaak vast. De focus voor de klager ligt op erkenning, het stoppen van het gedrag en eventuele maatregelen. Een lange procedure is extra belastend, zodat de doorlooptijd van de procedure van groot belang is. Een behandelingstermijn van 4 tot 6 weken wordt begrijpelijk al als lang ervaren, maar langer moet echt voorkomen worden.
Het gaat een klager ook om het delen van de ervaring en gehoord worden. Het uitspreken is vaak niet alleen een eerste stap in de oplossing, maar ook een helend proces waarbij de klager de last niet langer alleen draagt.
Omdat iedereen zich het beste kan uiten in zijn of haar moedertaal, is het belangrijk om die ruimte te geven. Wij zetten dan professionele tolken in, omdat dit essentieel is voor accurate communicatie en het overbrengen van nuances, wat bijdraagt aan de ervaring echt gehoord te worden. Een tolk is veel beter in het synchroon doorgeven van de bewoordingen en het gevoel meegeven dan een eigen vertaling van de klager en anderen die daar niet voor gestudeerd hebben.
Klagers willen betrokken blijven bij wat er met hun verhaal gebeurt, wat heel begrijpelijk is. Zodra het proces wordt overgenomen door anderen, ontstaat het gevoel van verlies van controle.
Transparantie over de procedure en de voortgang, alsook ruimte tot contact met het secretariaat zijn daarom essentieel. Onze procedure is volledig transparant en de voorlichting hierover zowel online, bij uitnodigingen en tijdens de zittingen helder.
Een klager heeft toegang tot alle relevante (beveiligde) stukken, identiek aan wat ook de andere partij heeft ontvangen, wordt ook geïnformeerd over elke stap en ontvangt uiteindelijk ook een compleet rapport.
Het eindoordeel moet herkenbaar en navolgbaar zijn voor de klager. Niet alleen als de klager in het gelijk gesteld wordt, maar ook als de klacht (gedeeltelijk) ongegrond wordt verklaard.
Rapportages moeten daarom zeer zorgvuldig gemotiveerd zijn – per onderdeel van de klacht – en duidelijk maken op grond waarvan conclusies zijn getrokken.
De uitwerking moet recht doen aan de beleving van de klager, zonder de feitelijke beoordeling te compromitteren en zonder de miskenning van het gevoel dat de klager heeft.
Wat mag jij als melder van KCOG verwachten?
De eerste behoefte van een beklaagde is duidelijkheid over de klacht en ook volledige transparantie over de procedure en bewijsstukken. Een beklaagde heeft ook belang bij een voortvarende procedure en wil vooral een eerlijke kans, door hoor en wederhoor. Oftewel goed geinformeerd zijn en echt gehoord worden.
Het is zeer belastend als een beklaagde te horen krijgt dat er “iets speelt”, maar niet weet wat, van wie, en waarover. Dit veroorzaakt onzekerheid en is misschien wel het meest stresserende wat een beklaagde kan overkomen. Niets is namelijk zo belastend als onwetendheid. Zodra een klacht ontvankelijk en voldoende concreet is, wordt de beklaagde direct en volledig geïnformeerd over de inhoud van de klacht en helderheid gegeven over de procedure. Dit voorkomt onnodige stress en speculatie.
Bedacht dient te worden dat ook het leven van een beklaagde tijdens de procedure min of meer stil staat, in afwachting op de uitkomst. Daarvoor is voortgang in de procedure van belang. Voor beklaagde speelt dit nog meer als deze op non-actief is gestled, wat kan leiden tot meer geruchten en blijvende reputatieschade.
Snelheid is daarom van essentieel belang, zeker als er sprake is van zichtbare maatregelen. Iemand die 4 à 5 weken uit beeld is heeft nog een kans op terugkeer, maar na 12 weken of meer wordt het al heel lastig. Een korte procedure minimaliseert deze impact en vergroot de kans op een soepele terugkeer als de situatie dat toelaat.
Om zich te kunnen verweren moet voor de beklaagde bekend zijn wie de klacht indient en wat er precies wordt verweten. Het betekent dat als een klacht voor het eerst bij de commissie binnen komt, deze niet alleen ontvankelijk moet zijn, maar ook vanaf het eerste begin voldoende uitgeschreven moet zijn. Een goed uitgewerkte klacht dient iedereen in de procedure. De beklaagde heeft, net als de klager, recht op alle stukken (geen inzage, maar daadwerkelijke de stukken die beveiligd zijn). De beklaagde ontvangt daarmee alle (beveiligde) stukken, krijgt dezelfde termijnen als de klager om te reageren en wordt in de gelegenheid gesteld op alle informatie en verklaringen te reageren. Het principe van hoor en wederhoor.
Beklaagden willen, net als klagers, zien dat hun verhaal goed is verwoord in het uiteindelijke rapport. Inzicht en motivering zijn cruciaal voor acceptatie van het oordeel en bieden het draagvlak voor het vervolg waartoe de directie besluit. Een zorgvuldige en goed gemotiveerde rapportage is cruciaal voor de acceptatie van het oordeel en vormt een solide basis voor de vervolgbeslissingen door de directie.
Wat mag jij als beklaagde van KCOG verwachten?
Een organisatie wil snel helderheid krijgen met een oordeel dat overtuigt. Daarvoor is nodig dat melder en beklaagde in het traject alle waarborgen krijgen in een procedure waarin ze beide echt gehoord worden.
De organisatie moet kunnen vertrouwen op een objectief oordeel, vrij van interne invloeden. De organisatie wil dat het traject op afstand wordt uitgevoerd door deskundigen, zonder inmenging van de organisatie in de uitkomst. Er moet voorkomen worden dat er via contact of door beïnvloeding de organisatie de commissie (onbewust) stuurt naar een bepaalde uitkomst. Een strikte scheiding tussen het secretariaat (procesbegeleiding) en de commissie (inhoudelijke behandeling) waarborgt deze onafhankelijkheid.
Een procedure die gelijke kansen geeft, transparant is naar klager en beklaagde, maar ook zo vertrouwelijk als mogelijk is behandeld. Waarbij derden alleen betrokken worden als dat echt nodig is. Het onderzoek moet juridisch en procedureel waterdicht zijn om discussies achteraf te minimaliseren. Een procedure die voldoet aan de hoogste standaarden en herkenbaar is voor toetsende instanties zoals rechtbanken doordat zij op gelijke wijze werken.
De organisatie wil een volledig en inzichtelijk rapport waarin alle relevante feiten en bewijsstukken zijn meegenomen. Een goed rapport geeft per onderdeel van de klacht aan wat er is vastgesteld en maakt helder waarom de klacht gegrond of ongegrond is. Het geeft ook inzicht in kwalificatie van het gedrag en ook zwaarte van de eventuele overtreding en de omstandigheden die daarin relevant zijn. Een dergelijk rapport heeft geen advies nodig en daarmee blijft het bestuur ook vrij in de verdere afweging. Een helder rapport waarin klager en beklaagde zich gehoord voelen, waarmee diepgaand inzicht in de situatie wordt verkregen. Een rapport dat ook compleet is met alle bewijsstukken. Dit stelt het bestuur in staat om zelfstandig en weloverwogen een beslissing te nemen over passende vervolgstappen.
Omdat de maatregelen veelal niet alleen afhangen van wat de commissie onder ogen heeft gekregen, is het uiteindelijk aan het bestuur om een beslissing te nemen. Onze rapportages focussen primair op waarheidsvinding en het geven van inzicht. Standaard bevatten ze geen advies over te nemen maatregelen richting individuen. Een advies kan de vrijheid van het bestuur onnodig in de weg zitten en door dat niet op te nemen respecteer je de beslissingsbevoegdheid en verantwoordelijkheid van de organisatie.
Een advies kan ook snel afbreuk doen aan het inzicht in het rapport, want de focus verschuift te veel naar het advies en de feitelijke gevolgen en minder naar reflectie. Waarheidsvinding en inzicht geven is de hoofdtaak van de commissie.
Wat mag een organisatie van KCOG verwachten?
Heeft u te maken met ongewenst gedrag, dan kunt u een klacht indienen bij ons of bij uw werkgever. Voor vragen of advies kunt u contact opnemen met ons secretariaat.
Wat staat er in de klachtbrief?
Om melders te helpen een klacht duidelijk en compleet op te stellen, hebben wij een concept klachtbrief opgesteld.
Met iedere klacht over seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en pesten kunt u terecht bij de klachtencommissie. Als nationaal instituut werken voor alle sectoren en branches.
Wenst u advies, wilt u een klacht laten behandelen en/of wilt u lid worden, dan kunt u contact opnemen met mevrouw Ivanka Schreuder van ons secretariaat.
Telefonisch 08877-08855 of per mail secretariaat@kcog.nl
Voor vragen belt u met Ivanka Schreuder - 08877-08855
of u stuurt een email - secretariaat@kcog.nl
Een organisatie die lid is van KCOG is volledig ontzorgd.
Alle regelingen zijn op orde, je voert een doeltreffend beleid, iedereen is preventief getraind en alle betrokkenen kunnen zich persoonlijk laten voorlichten.
Wat krijgt een organisatie voor het lidmaatschap?
Een compleet preventieprogramma
Als KCOG-lid sta je sterker en heb je voordeel
Het lidmaatschap is zo ingericht dat de basiscontributie laag blijft, met nadruk op preventie. Voor aanvullende diensten, zoals trainingen op locatie of het laten behandelen van een klacht door de commissie, betalen leden per dienst.
Hoe handelen we als er een klacht bij ons binnenkomt?
Zodra er bij ons een klacht wordt ingediend, zal ons secretariaat eerst contact met de contactpersoon van uw organisatie opnemen. Dan kan ook bekeken worden of de klager wordt bijgestaan door een vertrouwenspersoon en in hoeverre er mogelijkheden zijn om de klacht onderling op te lossen buiten de commissie om.
KCOG - staat voor meer waarborgen, meer focus & snelheid en ook in geval van een procedure minder kosten
U kunt zich op ieder moment aanmelden als lid van KCOG.
Na de aanmelding krijgt u het volledige preventieprogramma om u te ontzorgen
De jaarlijkse contributie
De contributie voor bovenstaande diensten is afhankelijk van de omvang van de organisatie, namelijk:
Om de contributie laag te houden met een focus op preventie, betalen leden afzonderlijk voor de trainingen op locatie (leidinggevenden / vertrouwenspersonen) of als leden een klacht door de commissie laten behandelen. Leden hebben daarbij voordeel van beschikbaarheid van de commissie en lagere kosten.
Inzet van de klachtencommissie
Naast bovenstaande diensten ter preventie, is er ook direct een klachtencommissie beschikbaar voor situaties die niet in overleg zijn op te lossen. In geval van de behandeling van een klacht werkt de commissie doeltreffend en volgens de hoogste waarborgen. Zij zal haar tijd transparant bijhouden. Als meerdere commissieleden deelnemen aan een zitting of beraad, dan betalen leden slechts een uurtarief van een enkel lid om dubbeltelling te voorkomen.
Trainingen op locatie
Leden krijgen 15% korting op zowel de training voor vertrouwenspersonen in Zeist als op de incompanytraining voor management en/of HR op locatie. Trainingen gericht op de eerste opvang en een doeltreffende aanpak van ongewenst gedrag.
KCOG - staat voor meer waarborgen, meer focus & snelheid en ook in geval van een procedure minder kosten
